Preguntas Frecuentes Línea Ética

Conozca aquí las preguntas más frecuentes sobre la Línea Ética. Confidencialidad, uso, consultas y cómo hacer un adecuado reporte será lo que usted encuentre en este contenido.

¿Qué es la Línea Ética?

La Línea Ética de Gases del Caribe y sus filiales (Gases de la Guajira y Efigas) es un servicio de reporte de denuncias, dilemas y consultas éticas y de cumplimiento que se ofrece a los diferentes Grupos de Interés (empleados, pensionados y sus familiares, contratistas y sus trabajadores, sociedad y comunidad, clientes, inversionistas, socios y estado) para dar a conocer una situación que involucre un posible comportamiento inadecuado de funcionario directo que viole lo establecido en el Código de Ética y Manuales Antifraude, Anticorrupción, contra el lavado de activos y la financiación al terrorismo.

Las consultas o denuncias podrán ser recibidas a través de cualquiera de los siguientes canales:

¿Quién gestiona la Línea Ética (canal web y telefónico)?
La gestiona EthicsPoint, un contratista que es un tercero independiente. El propósito de la independencia de EthicsPoint con respecto a Gases del Caribe y sus filiales es ofrecer a los grupos de interés un nivel adicional de comodidad, seguridad y confidencialidad al momento de recepcionar su consulta o denuncia.
El correo electrónico es administrado directamente por el Oficial de Cumplimiento.
¿Cuándo debo usar la Línea Ética?

Cuando conozca, le informen y esté involucrado en una situación, tenga inquietudes o un problema ético o de cumplimiento que prefiera que gestione un tercero en lugar de tratarlo directamente con su responsable o con otra persona del trabajo. La decisión de usar la Línea Ética es totalmente voluntaria. 

¿Cómo uso la Línea Ética?

La Línea Ética dispone de dos formas de comunicar la información: 

a) A través de una línea telefónica gratuita, disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana todos los días del año. Cuando llame, un especialista de EthicsPoint, con la formación profesional adecuada, lo guiará a través de una serie de preguntas para identificar los detalles relevantes de la denuncia o consulta.

Si desea indicar su nombre e información de contacto, dicho especialista anotará también esos datos. Si lo desea, puede mantenerse en el anonimato y no revelar su identidad. 

EthicsPoint no realizará ningún esfuerzo por hacer un seguimiento de la llamada ni adoptará medidas para conocer su identidad. Si decide identificarse cuando se ponga en contacto con la Línea Ética, Gases del Caribe y sus filiales se esforzará, dentro de lo posible, por mantener su nombre confidencial durante la investigación o el seguimiento del caso.

Al final de la llamada, el especialista le hará un resumen de lo que ha informado y efectuará los cambios necesarios para asegurarse que está satisfecho con la información proporcionada y ésta es fiel a su informe de denuncia, dilema o consulta.

Gases del Caribe y sus filiales ha creado números de teléfono gratuitos en todos los países en los que la empresa tiene empleados. Hay disponibles operadores que hablan en varios idiomas para que las personas que llamen puedan realizar sus denuncias o inquietudes en su idioma nativo.

b) Mediante el portal de comunicación web que está disponible desde cualquier sitio que se tenga acceso a Internet. En él se le solicitan los mismos tipos de detalles sobre su pregunta o problema que en el sistema telefónico. También puede elegir, mantenerse en el anonimato, y EthicsPoint no intentará hacer un seguimiento de su dirección web o de identificarle de otro modo.

Al igual que el sistema telefónico, el sistema del portal de comunicación web está disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana todos los días del año. Puede acceder al sistema desde cualquier ordenador con acceso a Internet.

c)A través del correo electrónico, el cual tiene disponibilidad permanente. A diferencia de los dos canales previos, el correo es administrado por el Oficial de Cumplimiento y llega directamente a los servidores de GASES DEL CARIBE.

Usted podrá mantener su anonimato pero queda el registro de su correo electrónico.

¿Puedo tener problemas si denuncio a través de la Línea Ética?

No. La Línea Ética se le ofrece para que pueda usarla y estar protegido. Gases del Caribe y sus filiales prohíbe estrictamente que se tomen represalias de cualquier tipo contra las personas que hayan elegido usar la Línea Ética para denunciar de buena fe problemas éticos.

¿Cómo realizo una adecuada denuncia?

Teniendo a la mano toda la información de modo, tiempo y lugar. Es decir, cómo, cuándo y dónde y que sea verificable. Si por ejemplo se trata de un contrato, tenga a mano el número, el lugar en el que ocurrió la posible falta y la fecha aproximada.

¿Qué sucede si se trata de una emergencia?

Los motivos de inquietud sobre una amenaza inmediata de daño corporal o a la propiedad no deberían ser denunciados a EthicsPoint. Si necesita ayuda en caso de emergencia, debe ponerse inmediatamente en contacto con los servicios de emergencia locales (Policía, Ambulancia, Bomberos, Defensa Civil, etc.) o si es un tema relacionado con la prestación del servicio de gas natural domiciliario marcando al teléfono 164.

¿Qué ocurre cuando presento una denuncia, una consulta o un dilema?

Todos los informes de denuncia, dilemas o consultas, ya se realicen por teléfono o por Internet, son revisados de forma oportuna por especialistas de EthicsPoint, con la formación profesional adecuada.  Los informes se envían posteriormente al Oficial de Cumplimiento de la empresa correspondiente.

Recibido el informe, se asigna a una persona experta en el tema, quien solamente conoce de la situación para iniciar el trámite, dar respuesta y determinar si hay lugar, a una recomendación.

¿Puedo registrar un informe parcial y volver a ingresar luego para completarlo?

No. Como el portal de comunicación web de EthicsPoint expirará la sesión en caso de que no se realice ninguna actividad durante varios minutos, debe elegir un momento y un lugar en el que pueda utilizar el sistema para completar el informe de una vez.

¿Es segura la Línea Ética?

Sí. Los informes de denuncia se envían directamente el servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible infracción de la seguridad. Solo un número muy reducido y seleccionado de personal de Gases del Caribe y sus filiales tiene acceso a estos informes. El objetivo de la Línea Ética es facilitar el flujo libre de información y ofrecer una forma segura a los empleados de expresar sus preguntas,  preocupaciones o situaciones inadecuadas.

¿Puedo mantenerme en el anonimato?

Sí. Puede mantenerse en el anonimato. Ninguna persona de EthicsPoint o de Gases del Caribe y sus filiales realizara algún esfuerzo por identificarlo.

¿Si me mantengo en el anonimato, cómo recibo información sobre el estado del reporte?

Si decide presentar su informe de forma anónima, se le facilitará un número de reporte y creará una contraseña, asegúrese de anotar estos datos y de guardarlos en un lugar seguro. A partir de ese momento, podrá usarlos para volver a ponerse en contacto con EthicsPoint y comprobar el estado de su reporte, proporcionar más información o responder a preguntas de seguimiento del personal que esté verificando su situación.

Si me mantengo en el anonimato, ¿Cómo pueden los investigadores ponerse en contacto conmigo con fines de seguimiento?

Cuando se le proporciona el número de reporte y la contraseña, puede hacer un seguimiento de lo informado con EthicsPoint a través de Internet o por teléfono. Si un verificador desea ponerse en contacto con usted por algo relacionado con el reporte, este podrá dejarle un mensaje o realizarle una pregunta a través del sistema con el fin de tener mayor claridad en el análisis de la situación.

¿Desde cuándo comenzó este Sistema?

La Línea Ética comenzó con la empresa Navex Global desde el 21 de febrero de 2019.

¿Qué tipo de cosas se reportan, denuncian o consultan?

A través de la Línea Ética se reportan comportamientos inadecuados de funcionarios directos de las Empresas y que violan los principios y valores establecidos en el Código de Ética. También se reportan posibles vulneraciones a otras políticas y manuales establecidas en la organización. 

¿Cómo consulto la respuesta a mi denuncia y consulta?

Para consultar cuál es la respuesta a la denuncia, consulta o dilema realizado, debe acceder al sistema y seleccionar “Para darle seguimiento a su Reporte EthicsPoint ya existente, por favor haga clic aquí: seguimiento a un reporte EthicsPoint” utilizando el número de reporte y contraseña que obtuvo cuando informó la situación.

Si ya no trabajo en Gases del Caribe, ¿puedo denunciar?

Sí. Utilizando la dirección electrónica o las líneas telefónicas. Sin embargo, la situación debe relacionar un comportamiento inadecuado de un funcionario directo de la Empresa involucrada para poder hacer la verificación por parte del área de Cumplimiento.

¿Cómo me aseguran la confidencialidad?

El operador de la Línea Ética, Navex Global, garantiza la confidencialidad y seguridad en su reporte. En la página usted también tendrá la opción de conservar el anonimato una vez informe la situación.

Me da miedo denunciar, ¿qué hago?

Puede presentar su denuncia de manera anónima sin necesidad de dar sus datos personales por la línea ética o la página web. Sin embargo, el detalle de la información clara y respetuosa contribuye con la gestión que se debe realizar por el área de Cumplimiento. En caso de que se requiera información adicional, usted puede brindar un correo anónimo o consultar el sistema con frecuencia.

Si necesita reportar algún escape de gas, por favor
llame de inmediato al 164 o al 018000915334

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